Z końcem czerwca upływa ustawowy termin zatwierdzania sprawozdań finansowych za rok obrotowy 2024. To moment, który nie może zostać zignorowany przez żadne przedsiębiorstwo działające w formie spółki prawa handlowego, ani przez fundacje rodzinne – nowy, ale coraz powszechniejszy typ podmiotów funkcjonujących w polskim krajobrazie prawnym.
Warto przypomnieć, jakie kroki należy podjąć, by dopełnić obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości i nie narazić się na negatywne konsekwencje.
Spółki kapitałowe i osobowe – obowiązki do 30 czerwca
Każda spółka, niezależnie od tego, czy prowadzona jest w formie z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnej, komandytowej czy jawnej (jeśli podlega obowiązkowi prowadzenia pełnej księgowości), musi zatwierdzić sprawozdanie finansowe w ustawowym terminie – do 30 czerwca roku następującego po zakończeniu roku obrotowego.
Zarząd lub wspólnicy mają obowiązek:
- przygotować roczne sprawozdanie finansowe w strukturze zgodnej z wymogami e-Sprawozdań (plik XML),
- podpisać dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym przez wszystkich członków organu zarządzającego,
- zwołać zgromadzenie wspólników lub walne zgromadzenie w celu zatwierdzenia sprawozdania i podjęcia uchwał dotyczących wyniku finansowego (podział zysku lub pokrycie straty),
- udzielić absolutorium członkom organów za dany rok.
Po zatwierdzeniu dokumenty należy przekazać elektronicznie do Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) w terminie 15 dni.
Pakiet dokumentacyjny obejmuje:
- sprawozdanie finansowe (XML),
- sprawozdanie z działalności jednostki (z wyjątkiem mikro i małych jednostek, które mogą być z tego obowiązku zwolnione),
- uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania,
- uchwałę dotyczącą zysku lub straty.
Fundacje rodzinne – nowe podmioty, znane obowiązki
Fundacje rodzinne, choć obecne w polskim systemie prawnym od niedawna, również są zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz corocznego sporządzania i zatwierdzania sprawozdań finansowych. Proces ten różni się nieco od procedury obowiązującej w spółkach, zarówno pod względem terminów, jak i miejsca składania dokumentów.
Fundacja rodzinna musi:
- przygotować sprawozdanie finansowe w terminie 3 miesięcy od zakończenia roku obrotowego (czyli zazwyczaj do 31 marca),
- zwołać Zgromadzenie Beneficjentów w celu zatwierdzenia sprawozdania – termin nieprzekraczalny to 30 czerwca.
Zatwierdzone dokumenty należy następnie złożyć w dwóch miejscach:
- Elektronicznie do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – z użyciem podpisu elektronicznego lub zaufanego;
- W formie papierowej do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim – do Rejestru Fundacji Rodzinnych, który prowadzony jest wyłącznie w formie tradycyjnej (papierowej).
Wymagana dokumentacja dla fundacji rodzinnej
W pakiecie składanym do rejestru powinny znaleźć się:
- formularze RFR-Z30 i RFR-ZN,
- papierowa kopia sprawozdania finansowego oraz jego wersja elektroniczna na nośniku (np. płyta CD, plik XML),
- uchwała Zgromadzenia Beneficjentów o zatwierdzeniu sprawozdania,
- uchwała w sprawie rozdysponowania wyniku finansowego (zysk lub strata),
- uchwała o udzieleniu absolutorium członkom zarządu fundacji,
- protokół z posiedzenia Zgromadzenia Beneficjentów,
- sprawozdanie z badania – jeśli podlegało ono obowiązkowi rewizji finansowej,
- dowód uiszczenia opłaty sądowej w wysokości 250 zł.
Kompleksowe wsparcie w procesie
Dla wielu podmiotów, zwłaszcza tych korzystających po raz pierwszy z mechanizmów fundacji rodzinnej, przygotowanie i złożenie sprawozdań może budzić wątpliwości. Złożoność procedur, różne miejsca składania dokumentów oraz formalne wymogi podpisów i formatów plików wymagają dokładności i znajomości przepisów.
Właśnie dlatego warto rozważyć współpracę z kancelarią lub biurem rachunkowym, które oferuje kompleksową pomoc – od organizacji Zgromadzenia Beneficjentów, przez przygotowanie odpowiednich uchwał i formularzy, aż po złożenie dokumentów w odpowiednich urzędach i sądzie.