Ende Juni endet die gesetzliche Frist zur Genehmigung der Jahresabschlüsse für das Geschäftsjahr 2024. Dieser Termin darf weder von Unternehmen in der Form von Handelsgesellschaften noch von Familienstiftungen – einer neuen, aber zunehmend verbreiteten Rechtsform im polnischen Rechtssystem – ignoriert werden.
Es lohnt sich, daran zu erinnern, welche Schritte erforderlich sind, um die Pflichten aus dem Rechnungslegungsgesetz zu erfüllen und Sanktionen zu vermeiden.
Kapital- und Personengesellschaften – Pflichten bis zum 30. Juni
Jede Gesellschaft, ob mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaft, Kommanditgesellschaft oder offene Handelsgesellschaft (sofern zur doppelten Buchführung verpflichtet), muss den Jahresabschluss fristgerecht bis zum 30. Juni des Folgejahres genehmigen.
Die Geschäftsführung oder Gesellschafter sind verpflichtet:
- den Jahresabschluss im XML-Format gemäß den Anforderungen für E-Bilanzen zu erstellen,
- alle Unterlagen mit qualifizierter elektronischer Signatur oder vertrauenswürdiger Signatur aller Mitglieder des Leitungsorgans zu unterzeichnen,
- eine Gesellschafterversammlung oder Hauptversammlung einzuberufen, um den Jahresabschluss zu genehmigen und Beschlüsse über die Gewinnverwendung oder Verlustdeckung zu fassen,
- den Organmitgliedern Entlastung für das betreffende Jahr zu erteilen.
Nach der Genehmigung müssen die Unterlagen innerhalb von 15 Tagen elektronisch beim Dokumentenregister für Finanzberichte (RDF) eingereicht werden.
Die Dokumentation umfasst:
- den Jahresabschluss (XML),
- den Lagebericht (ausgenommen Kleinst- und Kleinunternehmen, die hiervon befreit sein können),
- den Beschluss zur Genehmigung des Jahresabschlusses,
- den Beschluss zur Gewinnverwendung oder Verlustdeckung.
Familienstiftungen – neue Akteure, bekannte Pflichten
Obwohl Familienstiftungen erst seit Kurzem im polnischen Recht existieren, sind auch sie zur Buchführung und jährlichen Erstellung sowie Genehmigung von Jahresabschlüssen verpflichtet. Das Verfahren unterscheidet sich etwas von dem für Gesellschaften – insbesondere in Bezug auf Fristen und Einreichungsorte.
Die Familienstiftung muss:
- den Jahresabschluss innerhalb von 3 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres erstellen (in der Regel bis zum 31. März),
- eine Versammlung der Begünstigten zur Genehmigung einberufen – spätestens bis zum 30. Juni.
Die genehmigten Unterlagen müssen anschließend an zwei Stellen übermittelt werden:
- elektronisch an die Nationale Finanzverwaltung (KAS) – mit qualifizierter oder vertrauenswürdiger Signatur,
- in Papierform an das Bezirksgericht in Piotrków Trybunalski – zum Register der Familienstiftungen, das ausschließlich in Papierform geführt wird.
Erforderliche Unterlagen für Familienstiftungen
Dem Register sind folgende Unterlagen beizufügen:
- Formulare RFR-Z30 und RFR-ZN,
- eine Papierversion des Jahresabschlusses sowie eine elektronische Version (z. B. auf CD, als XML-Datei),
- der Beschluss der Versammlung der Begünstigten zur Genehmigung des Abschlusses,
- der Beschluss zur Gewinnverwendung oder Verlustdeckung,
- der Beschluss zur Erteilung der Entlastung an die Vorstandsmitglieder,
- das Protokoll der Versammlung der Begünstigten,
- der Prüfbericht – sofern eine Pflicht zur Abschlussprüfung bestand,
- der Nachweis über die Zahlung der Gerichtsgebühr in Höhe von 250 PLN.
Umfassende Unterstützung im Prozess
Für viele Organisationen, insbesondere für jene, die erstmals mit den Mechanismen einer Familienstiftung arbeiten, kann die Vorbereitung und Einreichung der Jahresabschlüsse Unsicherheiten hervorrufen. Die Komplexität der Verfahren, unterschiedliche Einreichungsorte sowie formale Anforderungen in Bezug auf Unterschriften und Dateiformate erfordern Genauigkeit und Rechtskenntnis.
Deshalb ist es ratsam, mit einer Kanzlei oder einem Buchhaltungsbüro zusammenzuarbeiten, das umfassende Unterstützung bietet – von der Organisation der Begünstigtenversammlung über die Vorbereitung der entsprechenden Beschlüsse und Formulare bis hin zur Einreichung der Unterlagen bei den zuständigen Behörden und dem Gericht.